W PROUD projektujemy i dostarczamy sprzęt, który ma służyć przez lata — intensywnie, bezpiecznie i niezawodnie. Ale wiemy też, że nawet najlepsze systemy mogą czasem zawieść. Co wtedy?
Nie zostajesz z tym sam. W naszym zespole mamy osoby, które pomogą Ci szybko i sprawnie przejść przez proces reklamacyjny oraz skutecznie zdiagnozować i usunąć usterkę - niezależnie od jego źródła.
Krok po kroku: jak działa proces reklamacji
1. Zgłoszenie problemu
Jeśli klient dzwoni do nas z informacją o usterce, prosimy o podanie adresu e-mail, na który wysyłamy link do formularza reklamacyjnego wraz z prośbą o jego wypełnienie i załączenie zdjęć i filmów ilustrujących problem.
Jeśli zgłoszenie przyszło mailowo, ale brakuje formularza lub dokumentacji — prosimy również o ich uzupełnienie.
2. Weryfikacja i reakcja
Na podstawie przesłanych zdjęć i opisu nasz dział reklamacyjny ocenia sytuację i przygotowuje propozycję dalszych kroków. W razie potrzeby konsultujemy się bezpośrednio z naszym działem technologicznym i produkcyjnym, aby uzyskać szczegółowe informacje, dzięki którym szybko wiemy, jak naprawić usterkę i przejść do rozwiązania.
3. Działanie zależne od sytuacji
W zależności od rodzaju usterki możemy:
- wymienić element lub cały produkt
- przetransportować sprzęt do naszego magazynu na naprawę
- naprawić sprzęt na miejscu u klienta
- lub — jeśli czekamy na decyzję lub części — poinformować o przewidywanym czasie realizacji.
4. Umówienie wizyty serwisowej
Jeśli wymagana jest wymiana części, a my już ją mamy u siebie — nie zwlekamy. Kontaktujemy się z klientem i proponujemy konkretny termin wizyty serwisowej. Nasi serwisanci przyjeżdżają na miejsce i wykonują naprawę zgodnie z ustaleniami. Zawsze staramy się, by termin był możliwie jak najszybszy i dogodny dla klienta.
W sytuacjach bardziej skomplikowanych (np. trudny dostęp, nietypowa konfiguracja sprzętu), dokładnie ustalamy szczegóły — aby podczas wizyty wszystko przebiegło sprawnie i bez niepotrzebnych przestojów.
5. Odesłanie sprzętu po naprawie
Jeśli naprawa była wykonywana u nas — po zakończeniu prac kontaktujemy się z klientem i ustalamy sposób dostawy. Może to być wysyłka kurierska lub osobisty transport z naszej strony.
Sprzęt wraca do klienta w pełni sprawny, sprawdzony i — jeśli to konieczne — z załączonym raportem serwisowym.
W przypadku wymiany urządzenia — dostarczamy nowy egzemplarz i odbieramy stary. Wszystko odbywa się sprawnie i bez zbędnych formalności.
6. Informowanie na każdym etapie
Dla nas to standard: klient powinien wiedzieć, co się dzieje z jego zgłoszeniem. Dlatego dbamy o regularny kontakt na każdym etapie reklamacji — od momentu przyjęcia formularza, przez decyzję serwisową, aż po zakończenie naprawy lub wymiany.
Dzięki temu klient nie musi się domyślać, co dzieje się „w tle” — wszystko jest jasne i transparentne.
Podsumowanie
Choć reklamacje to sytuacje, których wszyscy wolelibyśmy unikać, wiemy, jak ważne jest szybkie i profesjonalne wsparcie. Dlatego w PROUD stawiamy na transparentność, szybki kontakt i sprawne działanie — żeby sprzęt jak najszybciej wrócił do pracy, a Ty lub Twoi klienci do treningu.
Google Maps - zobacz opinie Klientów
Opineo - zobacz opinie Klientów
Wróć do Bazy Wiedzy
